Veilig Verhuizen - Stand van zaken ION verbeteringen patiëntverhuisdossier (juli 2019)

 
ION spant zich sinds 2016 in om het huidige patiëntverhuisdossier te optimaliseren en een veilige digitale overdacht te regelen. Lees hieronder de verbeteringen en stand van zaken per HIS. ION richt zich momenteel op de grootste verbeterpunten: uniforme naamgeving bestanden en behoud koppeling van correspondentie met het medisch dossier.

Vanaf 2016 heeft ION zich ingespannen om het huidige patiëntverhuisdossier te optimaliseren en heeft ION samen met eNovation Zorgmail File Transfer geïntroduceerd om het veilig digitaal overdragen te regelen. We hebben testen gedaan, input van huisartsen en assistentes ontvangen, knelpunten geïnventariseerd en in samenspraak met Nedhis, NHG en/of HIS-leveranciers oplossingen gezocht met als doel steeds stap voor stap het proces te verbeteren. Dat heeft geleid tot diverse verbeteringen maar er bleven ook knelpunten. ION heeft de HIS-leveranciers in 2018 gevraagd om (zo nodig) de volgende aanpassingen door te voeren:

UTF-8 als standaard karakterset
Bij de verhuizing van een medisch dossier (MedOVD) van HIS naar HIS  kunnen er leesbaarheidsproblemen ontstaan door diakritische tekens - dat wil zeggen schrifttekens die boven, onder of door een letter worden gezet. Denk bijvoorbeeld aan een tilde, accent en umlaut. Dit knelpunt wordt opgelost als alle HISsen dezelfde karakterset gebruiken.
Bestanden in zip-file kunnen sorteren op volgorde van heden naar verleden
Correspondentie die geen onderdeel vormt van het MedOVD wordt meegestuurd in een zip-file. Als er geen sorteermogelijkheid is, is het te ingewikkeld en tijdrovend om daarin gericht te zoeken naar informatie.
Correspondentie in de zipfile bestaat standaard uit afzonderlijke bestanden en niet één doorlopende pdf.
Ook dit levert een belangrijke bijdrage aan het sneller vinden van medische informatie.
Pdf-bestand met het volledige dossier is verplicht
Een dergelijk pdf-bestand vormt het controlemiddel en het snelle overzicht bij de overdracht.
Uniforme inhoud en opbouw van pdf-bestand
Eenzelfde opmaak en inhoud voor alle HISsen die een PDF aanmaken.

In april 2019 kwamen we tot de conclusie dat er geen verdere vooruitgang meer te boeken valt (klik hier voor de stand van zaken per juli 2019 per HIS). De HIS-leveranciers willen niet meer investeren in het bestaande verhuisbericht en richten zich op het nieuwe verhuisbericht dat momenteel wordt ontwikkeld door VZVZ.  Wanneer dat bericht beschikbaar is voor de dagelijkse praktijk en hoe dat bericht wordt overgedragen is echter nog onduidelijk. ION heeft daarom samenwerking gezocht met VZVZ, werkt mee aan een gezamenlijk plan en richt zich daarbij naast de bovenstaande zaken op de grootste verbeterpunten die in het huidige bericht niet op te lossen zijn:

Uniforme naamgeving bestanden
Een van de grote struikelblokken zijn de ongestructureerde bestanden (meestal betreft dat correspondentie) die als bulk - een zipbestand - wordt meegestuurd met het verhuisbericht waarbij de koppeling met de episodes doorgaans verloren gaat. Op die manier wordt de kwaliteit van het dossier aangetast en is het voor de nieuwe huisarts erg lastig om gemakkelijk en snel wegwijs te raken in de medische correspondentie van zijn nieuwe patiënten. Om dat zoeken gemakkelijker te maken zou een uniforme naamgeving van grote nut zijn. Niet alleen nu, maar ook in de toekomst. ION heeft in samenspraak met de betrokkenen een concreet voorstel opgesteld en erbij VZVZ op aangedrongen om dat te integreren bij de introductie van het nieuwe verhuisbericht.
Behoud van koppeling van correspondentie met het medisch dossier
ION heeft erbij VZVZ voor gepleit om voor dit knelpunt in een vroeg stadium van de ontwikkeling van het nieuwe verhuisbericht een oplossing te zoeken.