Veilig Verhuizen

 
 
Voor veel huisartsen is het een steeds terugkerende ergernis dat het niet lukt om patiëntverhuisdossiers gemakkelijk en veilig elektronisch te verhuizen. Ook al staat dit probleem al jarenlang op de agenda, het is nog steeds niet naar tevredenheid opgelost. Maar dat gaat veranderen. Stap voor stap. ION speelt daarbij een faciliterende rol. In de ION-database staat welke patiënten zijn ingeschreven bij welke huisarts. Iedereen kan slechts worden gekoppeld aan één huisarts. De bedoeling is om inschrijving bij een andere huisarts en de overdracht van het patiëntverhuisdossier direct aan elkaar te koppelen.

Minder administratieve rompslomp

ION streeft ernaar om de administratieve lasten van huisartsen te verminderen. Ongeveer 16 procent van de inwoners in Nederland verhuist jaarlijks, en dat brengt vaak een verandering van huisarts met zich mee. Als de patiëntverhuisdossiers elektronisch kunnen worden overgedragen en in het HIS worden ingelezen, scheelt dat enorm veel werk. Bij veel huisartsen ligt er altijd een stapel met geprinte dossiers van nieuwe patiënten die opnieuw samengevat en ingevoerd moeten worden. En er zijn praktijken, vooral in de grote (studenten)steden, waar elke jaar een derde deel van het patiëntenbestand muteert...

Startpunt

ION heeft het voortouw genomen en contact gezocht met NedHIS – de koepel van HIS-gebruikersverenigingen –, LHV, NHG en Nictiz om het overdrachtprobleem uit de wereld te helpen. De gegevens in de ION database en het principe van in- en uitschrijven zijn een prima startpunt om de elektronische overdracht te faciliteren. Uitgangspunt daarbij is dat de feitelijke overdracht van de patiëntverhuisdossiers verloopt via bestaande beveiligde kanalen. Speciale aandacht gaat uit naar het compatible worden van alle HISsen in het uitwisselingsproces, een lastig onderdeel van het project.

Proces

De bedoeling is het volgende proces tot stand te brengen.

  1. De patiënt meldt zich bij nieuwe huisarts en tekent daar een toestemmingsformulier voor de overdracht van zijn dossier.
  2. De nieuwe huisarts meldt de patiënt aan bij ION. De patiënt wordt in ION uitgeschreven bij de oude huisarts. ION zorgt dat beide huisartsen in contact met elkaar kunnen komen.
  3. De nieuwe huisarts verzoekt de oude huisarts het patiëntverhuisdossier over te dragen.
  4. De oude huisarts spoelt het patiëntverhuisdossier conform de afgesproken standaard voor het EPD-overdrachtbericht uit, maakt ook een pdf-bestand van het totale dossier en een ZIP-file van alle correspondentie en bijlagen die niet in het overdrachtbericht zitten. Deze drie bestanden worden - zo nodig met een overdrachtsbrief - via een beveiligde verbinding op Zorgmail File Transfer (ZFT) klaar gezet voor de nieuwe huisarts.
  5. De nieuwe huisarts downloadt de bestanden, en accordeert de goede ontvangst. De oude huisarts ontvangt hiervan een bevestiging voor zijn archief.

Nota bene. In het proces speelt ION een faciliterende rol. Het daadwerkelijke transport vindt plaats via bestaande, beveiligde kanalen. De verantwoordelijkheid voor de feitelijke overdracht blijft in handen van de betreffende huisartsen.

Nota bene. Het totale dossier van een patient kan veel informatie bevatten. Medicatie, journaalregels, episodes contraindicaties, allergieen, labwaarden, specialistenbrieven enzovoort. Het huidige overdrachtsformaat is (technisch) niet geschikt om al deze informatie gestructureerd te verhuizen, zodat de gegevens een op een van het ene HIS in het andere terecht komen. ION werkt er nu aan om te zorgen dat in elk geval de naw-gegevens, episodes, journaalregels, medicatie, contra-indicaties, intoleranties en memo's gestructureerd worden overgedragen.