Veelgestelde vragen

 

ION - aan- en afmelden

  • U gaat naar www.vecozo.nl
    1. Log in als zorgverlener met uw persoonlijk VECOZO-certificaat
    2. Kies Toepassingen - ION - Zoeken.
    3. Selecteer het veld AGB-code waarop gefilterd wordt.
    6. Kies de AGB-code waarop u wilt controleren.
    7. Klik op Zoek.
    De op uw naam ingeschreven patiënten worden getoond. Bovenin staat het totaal aantal patiënten. Per keer worden standaard 25 patiënten tegelijk getoond maar dit aantal kunt u rechtsboven aanpassen. U kunt bladeren via de bladerfunctie onder aan de pagina.
    Controleer voor de zekerheid ook uw andere zorgverleners- en praktijk-AGB-codes, om te bekijken of er geen patiënten op een van die codes terecht zijn gekomen. Dit gebeurt regelmatig omdat de ION-module en VECOZO-ION-website door elkaar worden gebruikt en door verschillende personen uit een praktijk.

  • Afwijzing om technische redenen duidt in 99 procent van de gevallen op een dubbele basisverzekering. 
    Bij de automatische aanmelding kan en mag het systeem zelf geen keuze maken welke de actieve verzekering moet zijn. 
    Deze patiënten moeten handmatig worden aangemeld en daarbij moet de keuze voor de actieve verzekering zelf worden gemaakt. 
    Attendeer patiënten hierop, een dubbele basisverzekering kost handenvol geld. 

  • Er kunnen verschillen zijn in de VECOZO-database waarop ION controleert en de databases van zorgverzekeraars die rechtstreeks worden geraadpleegd bij een COV-check. Het synchroon houden van deze informatie verschilt per zorgverzekeraar. 
    Meestal lost het probleem zich op als de betreffende patiënten een paar dagen later opnieuw worden aan gemeld. 
    Ook het handmatig aanbieden via de VECOZO-website kan het probleem oplossen omdat op die manier een directe controle in de bronbestanden van de zorgverzekeraars plaatsvindt.

  • U kunt de patiënt handmatig aanmelden zodat u kunt aantonen dat deze bij u staat ingeschreven. Zie voor meer informatie onder automatisch of handmatig aanmelden.

  • Mutatieberichten
    Voor het verzenden van de mutatieberichten uit ION wordt gebruikt gemaakt van het e-mailadres dat u zelf kunt instellen via het ION gedeelte op de Vecozo-site.
    Volg dit menupad: Diensten, Inschrijven op Naam, Instellen e-mailadressen, Mutatieberichten. Via de button Wijzigen kunt u het e-mailadres aanpassen.

    ION flitsen en nieuwsbrieven
    Ook het e-mailadres waarop u ION flitsen en nieuwsbrieven ontvangt, kunt u zelf beheren via het ION gedeelte op de Vecozo-site. Menupad: Diensten, Inschrijven op Naam, Instellen e-mailadressen.
    Als u de flitsen en nieuwsbrieven op een of meer extra e-mailadressen wil ontvangen, kunt u dat doorgeven door ons een mail te sturen met de namen, functies en mailadressen.

    Nota bene. Als u de ION flitsen of nieuwsbrieven op een 'verkeerd' e-mailadres ontvangt, kunt u dat adres blokkeren met behulp van de afmeldlink, die onder elk bericht staat.

  • Met VIP ION-module kunt u gemakkelijk patiënten aanmelden en uw patiëntenbestand in de database controleren. Uit uw HIS spoelt u een VZ31-bestand uit met uw actieve patiënten. De ION-module leest dit bestand in en voert online (buiten uw HIS om) een batch-controle uit bij VECOZO op verzekeringsrecht (COV) en de aanwezigheid van geldige burgerservicenummers (BSN’s). 
    Daarna krijgt u twee lijsten met patiënten. Een van de mensen die aan beide criteria (verzekerd èn BSN) voldoen en een met de afgekeurde patiënten, bijvoorbeeld omdat ze geen geldig BSN hebben en/of niet verzekerd zijn. 
    Met een druk op de knop kunt u alle patiënten die aan de eisen voldoen aanmelden bij de ION-database. Daarbij wordt meteen gecontroleerd of deze mensen al of niet voorkomen in de database. 
    U moet het bestand met afgekeurde patiënten controleren en corrigeren. 
    Dit proces van batch-controle kunt zo vaak herhalen als u wilt. De module controleert elke keer welke patiënten nog moeten worden aangemeld. 

    Let op! Blijf wel steeds de juiste AGB-code gebruiken voor controle van uw bestand en het aan- en afmelden van patiënten. Het gebruik van de zorgverleners-AGB-code en praktijk-AGB-code door elkaar leidt ongewild tot splitsing van uw patiënten over de verschillende codes. Dat kan ook bij de declaratiecontrole vertraging opleveren. Gebruik zo veel mogelijk de AGB-code die u ook gebruikt voor de declaraties. De zorgverzekeraars adviseren zo veel mogelijk op zorgverleners-AGB-code te declareren.

  • Patiënten kunnen niet voor de tweede keer op dezelfde dag worden aangemeld in de ION-database als daar al een actieve relatie bestaat. Een patiënt wordt namelijk op de dag van aanmelding ingeschreven bij de nieuwe huisarts en de voorgaande dag uitgeschreven bij de voormalige huisarts. Dat kan niet als de datum van aanmelding dezelfde is als de datum van afmelding. Via de software vindt deze datumcontrole plaats. 
    Patiënten kunnen slechts een actieve relatie hebben met één huisarts. Daarom is het niet mogelijk om patiënten in te schrijven als er al een actieve relatie bestaat in de ION-database, op een datum in het verleden. Daarom luidt het advies om nieuwe patiënten direct in te schrijven. U kunt dat voor individuele patiënten dagelijks doen via de VECOZO-website. U kunt er ook voor kiezen om dat een keer per week batch-gewijs te doen via de ION-software van uw HIS of VIP Calculus. Kies dan altijd voor de actuele datum. 
    Het is ook niet mogelijk om patiënten alvast aan te melden, op een toekomstige datum.

    Let op! Verwerk uw aanmeldingen voordat het kwartaal ten einde loopt. De eerste dag van een kwartaal is de peildatum voor de inschrijftarieven. Om onzuivere declaraties te voorkomen worden mutaties die op de eerste dag van een kwartaal worden aangeboden pas op de tweede dag van het kwartaal verwerkt en op naam ingeschreven. Uitgezonderd een inschrijving op naam van een patiënt met wie nog geen actieve relatie in ION bestaat.

  • U kunt een patiënt afmelden door deze te zoeken in uw ION-bestand. Daarvoor kiest u de volgende route:
    1. www.vecozo.nl
    2. Inloggen als zorgverlener
    3. Toepassingen
    4. ION
    5. Kies Zoeken
    U selecteert de betreffende patiënt en ziet links onderaan de functie Afmelden.

  • Code 102 = Niet gevonden, niet alle zorgverzekeraars konden worden geraadpleegd. Aanmelden is niet mogelijk. Meestal duidt dit op overbelaste lijnen bij VECOZO. Dan zijn er vermoedelijk veel praktijken tegelijk bezig met aanmelden bij de ION-database en het doen van COV-controles. 
    Het beste kunt u deze patiënten op een later tijdstip opnieuw aanmelden. De kans is groot dat het dan wel goed gaat.

  • U kunt een patiënt op een eenvoudige manier aanmelden. Daarvoor kiest u de volgende route:
    1. www.vecozo.nl
    2. Inloggen als zorgverlener
    3. Toepassingen
    4. ION
    5. Kies Aanmelden patiënt.

    Let op! Patiënten die niet zijn verzekerd en/of van wie (nog) geen BSN bekend is - bijvoorbeeld pasgeboren baby's -, kunt u alleen handmatig aanmelden. U kiest in zo’n geval voor Handmatig aanmelden en vult de gegevens in die op dat moment bekend zijn. Na twee maanden ontvangt u automatisch een bericht per e-mail met de vraag om de ontbrekende gegevens alsnog in te vullen. Als deze gegevens nog steeds niet bekend zijn, kunt u eenvoudig met een druk op de knop de inschrijving verlengen. Als u niet reageert, wordt de patiënt na drie maanden automatisch uitgeschreven.

  • Het systeem aanmelden is afmelden is in het leven geroepen om ervoor te zorgen dat elke patiënt in de ION-database slechts aan één huisarts kan worden gekoppeld. 
    Het over en weer steeds opnieuw aanmelden van dezelfde patiënt door twee verschillende huisartsen zonder nader overleg, het pingpongen, is een ongewenste situatie en kan uiteindelijk leiden tot een blokkade van de patiënt. 
    Deze wordt pas opgeheven als uit een schriftelijke verklaring blijkt bij welke huisarts de patiënt ingeschreven wenst te staan. 
    Het is uiteraard de bedoeling om gepingpong te voorkomen. Dat betekent dat huisartsen bij onduidelijkheid over de inschrijving van een patiënt onderling overleggen en de uitkomst daarvan doorvoeren in hun HIS voordat ze opnieuw gaan aanmelden.

  • Met de ION-module van uw softwareleverancier (van uw HIS of van VIP) kunt u niet alleen de initiële vulling doen maar ook het bestand van de patiënten die op uw naam zijn ingeschreven up-to-date houden.
    Dat gaat op de volgende manier:
    1. U leest een nieuw patiëntenbestand in.
    2. U draait een COV-controle.
    3. Als u daarna de batchcontrole van ION doet, kan het programma uw patiëntenbestand vergelijken met de patiënten die al in de ION-database staan. Uw nieuwe (aan te melden) patiënten komen dan in het scherm aanmelden te staan en de af te melden patiënten in het scherm afmelden.
    4. U hoeft dan alleen maar op de juiste knop te klikken en u hebt al uw eigen patiënten weer op uw naam staan.
    Raadpleeg de handleiding van uw leverancier voor de juiste werkwijze.

    Let op!Het is belangrijk dat u patiënten aan- en afmeldt voordat u uw inschrijftarieven declareert.

    In de ION-database geldt het principe van 'nieuw aanmelden is gelijktijdig afmelden bij de oude huisarts'. De oude huisarts krijgt in dat geval automatisch een melding van uitschrijving waarbij de datum van afmelding de dag voor de datum van aanmelding wordt.

    Let op! De eerste dag van een kwartaal is de peildatum voor de inschrijftarieven. Om onzuivere declaraties te voorkomen worden mutaties op de eerste dag van een kwartaal pas op de tweede dag van het kwartaal verwerkt en op naam ingeschreven.

  • Als de AGB-code wijzigt kunt u alle patiënten opnieuw aanmelden met de nieuwe AGB-code. Allen worden dan automatisch overgeschreven zoals dat ook gebeurt bij een verhuizing. U ontvangt dan wel voor alle patiënten automatisch mutatieberichten per e-mail. Eventueel kunt u eerst alle patiënten afmelden op de oude en dan aanmelden op de nieuwe AGB-code. Beide methodes geven per saldo hetzelfde resultaat, maar in het laatste geval krijgt u niet al die mutatieberichten. 
    Ook als de praktijk wordt voortgezet door een opvolger, kan dezelfde procedure worden gevolgd als bij een verandering van huisarts. Als de patiënten op een zorgverleners-AGB-code zijn ingeschreven kunnen zij allemaal met een nieuwe AGB-code worden aangemeld. Als het patiëntenbestand op de praktijk-AGB-code staat ingeschreven en deze blijft van kracht dan hoeft er niets gedaan te worden.

  • Patiënten worden dan op een van de twee AGB-codes ingeschreven. Staat een patiënt al ingeschreven op de ene AGB-code dan wordt deze veranderd in de andere AGB-code want ook dan geldt aanmelden is afmelden. Vandaar het advies om binnen praktijk of gezondheidscentrum goede afspraken te maken over de AGB-codes die worden gebruikt voor de ION-database.

  • U kunt kiezen. U kunt uw patiënten op uw zorgverleners - of de praktijkcode aanmelden. Dat hangt samen met uw declaratiemethode.

    Het is belangrijk om binnen uw praktijk goed af te spreken welke AGB-code wordt gebruikt voor het aanmelden van patiënten. Als uw patiënten met verschillende AGB-codes worden aangemeld, kan het zijn dat u in uw overzicht patiënten ‘kwijt’ bent, want er wordt maar op één AGB-code gezocht. 
    Praktijken met meerdere zorgverleners waar op één AGB-code wordt gedeclareerd, kunnen het beste alle patiënten via de ION-module op dezelfde zorgverleners- of praktijk-AGB-code zetten. Binnen het HIS kunnen de patiënten gewoon gekoppeld blijven aan hun eigen huisarts.

  • De eerste keer kunt u de database in één keer vullen met uw bestand van actieve patiënten, de zogenoemde initiële vulling. Ter ondersteuning daarvoor hebben de HISsen een eigen ION-module of gebruiken een ION-module van administratiekantoren of softwareleveranciers . Als u daarbij hulp nodig heeft, neem dan contact met ons op!

    Let op! Patiënten die niet zijn verzekerd en/of van wie (nog) geen BSN bekend is - bijvoorbeeld pasgeboren baby's -, kunt u alleen handmatig aanmelden. U kiest in zo’n geval voor Handmatig aanmelden en vult de gegevens in die op dat moment bekend zijn. Na twee maanden ontvangt u automatisch een bericht per e-mail met de vraag om de ontbrekende gegevens alsnog in te vullen. Als deze gegevens nog steeds niet bekend zijn, kunt u eenvoudig met een druk op de knop de inschrijving verlengen. Als u niet reageert, wordt de patiënt na drie maanden automatisch uitgeschreven.

  • Om uw patiënten aan te kunnen melden bij de ION-database heeft u eerst de BSN’s van al uw patiënten nodig. Als u die heeft dan kunt u de patiënten aanmelden in de ION-database. 

    Let op! Patiënten die niet zijn verzekerd en/of van wie (nog) geen BSN bekend is - bijvoorbeeld pasgeboren baby's -, kunt u alleen handmatig aanmelden. U kiest in zo’n geval voor Handmatig aanmelden en vult de gegevens in die op dat moment bekend zijn. Na twee maanden ontvangt u automatisch een bericht per e-mail met de vraag om de ontbrekende gegevens alsnog in te vullen. Als deze gegevens nog steeds niet bekend zijn, kunt u eenvoudig met een druk op de knop de inschrijving verlengen. Als u niet reageert, wordt de patiënt na drie maanden automatisch uitgeschreven.

  • Sinds 1 januari 2009 is de ION-database leidend voor de zorgverzekeraars. Dat houdt in dat zorgverzekeraars vanaf dat moment bij dubbele declaratie verplicht zijn om de inschrijftarieven uit te betalen aan de huisarts aan wie de betreffende patiënt in de ION-database is gekoppeld. De peildatum daarvoor is de eerste dag van het kwartaal. In geval van twijfel of onduidelijkheid hoeft u hen dan als bewijs geen formulieren meer te sturen die ondertekend zijn door de patiënt. U kunt aan de hand van de gegevens van de database aantonen dat afwijzing onterecht is. 
    Bovendien voorziet de database erin dat u bericht krijgt als een van uw patiënten verhuist zonder dat door te geven en een andere huisarts ‘uw’ patiënt inschrijft. Hoe meer mensen in de database staan, hoe soepeler dit zal verlopen en hoe minder discussies er over inschrijfgelden tussen huisartsen en verzekeraars plaatsvinden. 
    Daar komt nog bij dat als alle huisartsen hun patiënten invoeren in de ION-database, duidelijk wordt hoeveel mensen niet staan ingeschreven bij een huisarts. Dan kunnen we uitrekenen hoeveel inschrijfgelden de Nederlandse huisartsen jaarlijks mislopen.

ION - algemeen

  • De database is eigendom van de stichting ION namens de gezamenlijke Nederlandse huisartsen.
    De inrichting en het beheer van de database zijn uitbesteed aan VECOZO. VECOZO is een samenwerkingsverband van de Nederlandse zorgverzekeraars om veilige internetcommunicatie tussen zorgverzekeraars en zorgaanbieders te faciliteren. VECOZO is vooral bekend als het digitale loket van de zorgverzekeraars voor het elektronische declaratieverkeer.
    VECOZO kan de gegevens van patiënten en huisartsen, die zijn opgeslagen in de database, niet benutten voor eigen gebruik.

  • De afspraak om met alle huisartsen samen te werken aan een landelijke database kan worden gezien als een huisartsennorm. Door met elkaar de norm te stellen kunnen hier rechten aan worden ontleend. Dit geldt echter alleen als alle huisartsen deze norm ook volgen.
    De stichting ION en de LHV hebben met Zorgverzekeraars Nederland afgesproken dat bij een geschil over de rechtmatigheid van een declaratie de vermelding van inschrijving in het ION-bestand bepalend is voor zowel de huisarts als de zorgverzekeraar. Ten minste als het gaat om de vraag bij welke huisarts of in welke huisartsenpraktijk iemand staat ingeschreven op een bepaalde datum.

  • Voor de ION-database geldt inschrijven is uitschrijven, maar dat is niet van invloed op de behandelrelatie. Alleen de patiënt zelf kan die aangaan of verbreken. De ION-database is louter een administratief hulpmiddel. Daarom blijft een inschrijfbewijs in de eigen praktijk voor nieuwe patiënten van belang. Een dergelijk bewijs kan tevens een rol spelen als arbitrage nodig is om uit te maken wie de huisarts van die patiënt is.

  • De stichting Inschrijving op Naam (ION) is opgericht door de Landelijke Huisartsen Vereniging (LHV). Het bestuur van de LHV benoemt de bestuursleden van de stichting ION na goedkeuring door de Ledenraad van de LHV. Aan die Ledenraad legt het bestuur van de stichting ION ook verantwoording af over het door haar gevoerde beleid.
    U kunt via uw kringvertegenwoordigers, die zitting hebben in de Ledenraad, dus invloed uitoefenen op het beleid en de activiteiten van de stichting ION.
    U kunt uw stem ook laten horen via uw HIS-gebruikersvereniging. Want er is voor gekozen om minstens drie bestuursleden te benoemen uit de gelederen van die gebruikersverenigingen.
    Zie ook de rubriek Stichting ION waarin meer informatie over de bestuurssamenstelling is opgenomen.

  • Er is geen verband tussen deze twee projecten. De enige overeenkomst is dat beide projecten het BSN (burgerservicenummer) van de patiënten als uniek identificatiemiddel gebruiken en om die reden een vulling van de bestanden met het juiste BSN eisen.

  • In de regel zal het bestuur van de stichting ION een eindbeslissing nemen op basis van overleg met beide huisartsen en een verklaring van inschrijving van de betrokken patiënt. Bij deze beslissing zal de wens van de patiënt van doorslaggevende betekenis zijn.
    Meer informatie hierover vindt u ook onder de rubriek Arbitrage.

ION - beveiliging

  • De toegang tot de database is beperkt tot de deelnemende huisartsen en zorgverzekeraars. Zorgverzekeraars kunnen alleen de gegevens van een individuele patiënt inzien als deze bij hen is verzekerd. Andere zorgaanbieders en patiënten hebben geen toegang tot de database of de mogelijkheid om opgeslagen gegevens in te zien.

  • De toegang tot de database is uitsluitend beperkt tot de deelnemende huisartsen en zorgverzekeraars (uitsluitend voor hun eigen verzekerden). Andere zorgaanbieders en patiënten hebben geen toegang tot de database of de mogelijkheid om opgeslagen gegevens in te zien.

  • Het beheer van de ION-database is uitbesteed aan VECOZO, dat ook voor de ION-database gebruik maakt van landelijk vastgestelde beveiligingsprocedures. De toegang tot de ION-database is bovendien beperkt tot degenen die hiervoor geautoriseerd zijn (of hun gemachtigden). Er wordt gebruik gemaakt van de digitale VECOZO-certificaten, die alleen geregistreerde gebruikers toegang geven en ervoor zorgen dat de informatie versleuteld wordt verzonden.

ION - BSN

ION - nota's

  • De nota is gebaseerd op de patiënten die per 1 april van het lopend jaar aan uw AGB-code(s) staan gekoppeld in de ION-database. Het kan voorkomen dat overleden en geëmigreerde patiënten niet door u zijn afgemeld in de ION-database.

  • De peildatum voor de ION-bijdrage is 1 april. Iedere huisarts aan wiens AGB op dat moment patiënten zijn gekoppeld in de ION database krijgt een factuur. Het bedrag hangt af van het aantal patiënten. Het gaat om een relatief klein bedrag per factuur. Daarbij kan geen rekening gehouden worden met mutaties in de loop van het jaar. De administratieve kosten daarvan wegen niet op tegen de baten. De volgende keer wordt de nota gestuurd aan de nieuwe huisarts(en) van uw patiënten. Wij rekenen erop dat degene op wiens naam op 1 april patienten staan ingeschreven, de nota betaald. U kunt de kosten natuurlijk verrekenen met uw opvolger.

  • De peildatum voor de ION-bijdrage is 1 april. Op dat moment stonden er nog patiënten op uw persoonlijke of praktijkcode ingeschreven in de ION-database. Als u al voor 1 april bent gestopt, gaat het waarschijnlijk om patiënten op praktijkcode aangezien die niet verandert bij overname. In dat geval moet de nota naar uw opvolgers. Als zij de nota betalen en het kenmerk vermelden dan komt alles in orde. Het is voor ons niet mogelijk om de factuur opnieuw te sturen naar uw opvolgers. De kosten hiervan wegen niet op tegen de baten. In andere gevallen kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier.

  • De peildatum voor de ION-bijdrage is 1 april. Op dat moment stonden er nog patiënten op uw persoonlijke of praktijkcode ingeschreven in de ION-database. Als u al voor 1 april bent gestopt, gaat het waarschijnlijk om patiënten op praktijkcode aangezien die niet verandert bij overname. In dat geval moet de nota naar uw opvolgers. Als zij de nota betalen en het kenmerk vermelden dan komt alles in orde. Het is voor ons niet mogelijk om de factuur opnieuw te sturen naar uw opvolgers. De kosten hiervan wegen niet op tegen de baten.

  • ION maakt gebruik van het Vektisbestand Huisartsen. Als u de adreswijziging aan Vektis heeft doorgegeven dan beschikt ION daar ook over. Verdere actie is niet nodig.

  • De peildatum voor de ION-bijdrage is 1 april. De ION-factuur is gebaseerd op het aantal patiënten dat is gekoppeld aan uw praktijk-AGB en aan uw persoonlijke AGB's. Als de associatie tijdig aan Vektis is doorgegeven, dan treft u alle ingeschreven patiënten op één factuur aan. Als dat niet het geval is en u ontvangt twee aparte facturen, dan dient u die deze keer nog allebei te betalen.

  • De peildatum voor de ION-bijdrage is 1 april. De ION-factuur is gebaseerd op het aantal patiënten dat is gekoppeld aan uw praktijk-AGB en aan uw persoonlijke AGB’s. Afhankelijk van de wijze waarop u de patiënten heeft aangemeld, ontvangt een of meerdere nota’s. Als uw dissociatie heeft plaatsgevonden na 1 april moet u onderling een afspraak maken over de betaling van deze nota.

  • De Belastingdienst heeft ons te kennen gegeven dat wij u btw in rekening moeten brengen. Uiteraard moeten wij de btw afdragen.

  • Beheer, onderhoud en verdere ontwikkeling van de ION-database kosten geld. Daarvoor moeten de deelnemende huisartsen sinds 1 januari 2010 betalen. Wie niet betaalt, kan niet meedoen. Met als consequentie dat u geen beroep op de ION-database kunt doen als de inschrijfgelden voor een patiënt door meerdere huisartsen worden geclaimd. Voor de zorgverzekeraars is de ION-database leidend. Als u na de reminders nog steeds niet heeft betaald, worden de ION-rechten op uw VECOZO-certificaat ingetrokken.

  • Daarvan verzorgen wij beheer, onderhoud en verdere ontwikkeling van de ION-database en zorgen wij voor de communicatie met de deelnemende huisartsen door een website en nieuwsbrieven, en door bereikbaar te zijn voor vragen en problemen. Verder is de stichting ION een zo klein mogelijke organisatie met weinig overhead, geen eigen kantoorruimte en andere dure verplichtingen.

  • Het bestuur van de stichting ION bestaat uit vijf huisartsen, deze zijn benoemd door de LHV. Drie leden van het bestuur worden benoemd uit de kringen van de gebruikersverenigingen. Een vanuit de Ledenraad van de LHV en een vanuit het bestuur van de LHV.

  • Daarvoor zijn verschillende redenen. Ten eerste vinden wij het fair en solidair dat iedereen die patiënten in de ION-database heeft een bijdrage levert, hoe klein dan ook. Ten tweede heeft een dergelijke kleine factuur een signaalfunctie voor u. Wij raden u aan te controleren of het klopt dat u zo weinig patiënten op uw naam heeft staan. Tot slot wij hebben een ondergrens aangehouden van 1 euro omdat we voor minder geen factuur kunnen sturen. Met uw euro levert u toch een kleine bijdrage aan het dekken van de kosten.

  • Elke huisartsenpraktijk heeft een eigen AGB. En als huisarts heeft u daarnaast een zorgverleners-AGB. Patiënten in de ION-database zijn gekoppeld aan één AGB-code. U heeft bij de aanmeldingen van uw patiënten beide AGB-codes door elkaar gebruikt.

  • U vraagt uw opvolger om deze patiënten per direct op haar of zijn naam in te schrijven zodat ze niet langer aan uw naam zijn gekoppeld. Uw opvolger kan voor hen ook het inschrijftarief declareren, zolang geen andere huisarts deze patiënten claimt via ION.
    Omdat u geen geldig Vecozo-certificaat meer heeft, kunt u de stichting ION vragen om een lijst met de namen en BSN's van de patiënten die nog op uw naam staan in de ION-database.

  • Mogelijk zijn bij het initieel aanmelden van al uw patiënten ook alle inactieve patiënten aangemeld. Daarnaast heeft u wellicht uw overleden en geëmigreerde patiënten niet afgemeld bij de ION-database. Ook patienten waarvoor u geen inschrijftarieven kunt decalareren omdat ze onder andere regelingen vallen moet u zelf afmelden. Dat geldt voor gedetineerden, militairen en mensen die verblijven in een AWBZ-instelling inclusief behandeling.

    TIP. U kunt met behulp van uw ION-module een automatische controle uitvoeren om de patiënten in uw HIS en in ION met elkaar te vergelijken en de verschillen aan te geven. Als u deze functie regelmatig gebruikt, kunt u voorkomen dat het verschil in deze aantallen oploopt.

  • Er is waarschijnlijk iets niet goed gegaan met het initieel aanmelden van uw patiënten. Neem contact op met de leverancier van uw HIS en/of van uw ION-module. Zij kunnen u behulpzaam zijn bij het opnieuw aanmelden van al uw patiënten.

  • Stichting ION onderhoudt en beheert de database waarin elke inwoner van Nederland gekoppeld kan worden aan één huisarts. Dit is in het belang van alle huisartsen, aangezien de zorgverzekeraars deze database als leidend beschouwen voor het betalen van de inschrijftarieven aan de juiste huisarts. In de aanloopfase heeft ZN, de koepelorganisatie van zorgverzekeraars, het overgrote deel van de bouw en inrichting van de ION-database betaald. Vanaf 1 januari 2010 moeten huisartsen zelf de kosten dragen. Daarom krijgt elke huisarts die patiënten heeft aangemeld in deze database een nota. Het bestuur stelt jaarlijks het tarief vast op basis van de ION-begroting. In 2010 en 2011 was het tarief € 0,04 per patiënt. In 2012 is dat € 0,035 per patiënt.

  • De nota is gebaseerd op de patiënten die per 1 april van het lopend jaar aan uw AGB-code(s) staan gekoppeld in de ION-database. Tot voor kort konden alleen patiënten worden aangemeld voor deze database die zowel een BSN (burgerservicenummer) hebben als verzekerd zijn. Wellicht hebt u patiënten die niet verzekerd zijn. Dat geldt bijvoorbeeld voor expats, militairen, gedetineerden en gemoedsbezwaarden. Of zijn er patiënten die (nog) geen BSN hebben, bijvoorbeeld pasgeboren baby's. Deze kunt u handmatig aanmelden, zodat u op basis van de ION-database kunt aantonen dat ook deze patiënten bij u staan ingeschreven.
    U kiest in zo’n geval voor Tijdelijk aanmelden en vult de gegevens in die op dat moment bekend zijn. Na twee maanden ontvangt u automatisch een bericht per e-mail met de vraag om de ontbrekende gegevens alsnog in te vullen. Als deze gegevens nog steeds niet bekend zijn, kunt u eenvoudig met een druk op de knop de inschrijving verlengen. Als u niet reageert op dit e-mailbericht, wordt de inschrijving van deze patiënt een maand later automatisch gestopt.